Na de ontwikkeling van uw Power BI rapport is het tijd om de resultaten te delen met personen binnen-of- buiten uw organisatie. Er zijn verschillende manier waarop u dit kan doen. Deze blogpost gaat dieper in op de mogelijkheden voor het delen of insluiten van uw rapporten, en geeft een overzicht van de kosten van de verschillende opties.
Een groot deel van het gebruik van Power BI is gratis. U kunt kosteloos rapporten bouwen in de desktop omgeving, welke u vervolgens kan uploaden naar Power BI Online. De gratis versie van het business intelligence programma is helaas niet toereikend voor het delen van uw rapporten. Wanneer u gebruik wil maken van de deelfunctie dient u te allen tijde de PRO versie aan te schaffen. De kosten hiervoor bedragen € 8,40 per gebruiker per maand.
Tip: Microsoft heeft een gratis PRO proefperiode van 60 dagen waarbij u alle functies kan gebruiken zonder hiervoor betalingsinformatie aan te leveren.
Er zijn twee manieren om uw content te verspreiden naar andere gebruikers: insluiten en delen. Insluiten is het integreren van rapporten in uw website, webapplicatie, sharepoint of teams omgeving. Delen is het verspreiden van uw content via de Power BI Online deelfunctie. Binnen de categoriën insluiten en delen zijn er verschillende mogelijkheden. Onderstaand een overzicht.
Delen in Power BI Online
Via Power BI Online kunt u uw rapporten delen met andere gebruikers. Om toegang te krijgen tot de deelfunctie heeft u een Pro licentie nodig. Daarnaast heeft de gebruiker waar u het bestand mee wil delen ook een Pro Licentie nodig om het rapport te kunnen zien. De kosten voor het delen van uw rapporten in Power BI online is dus het aantal Pro Licenties die benodigd zijn keer het maandelijkse bedrag per persoon.
Een tweede optie voor het delen van rapporten in Power BI Online is de Premium licentie. Een Premium licentie geeft uw bedrijf een eigen report server. Deze optie geeft u meer flexibiliteit, verbeterde prestaties en de mogelijkheid om makkelijk op te schalen. Het grootste voordeel van Premium is dat personen met een Pro Licentie rapporten kunnen delen met gebruikers zonder Pro Licentie. De kosten van een Premium omgeving zijn echter erg hoog. Het minimale bedrag per maand komt neer op €4.200 Euro, wat in veel gevallen alleen voor grote bedrijven een optie zal zijn. Hier komen nog de kosten van Pro Licenties bij die voor delers van rapporten benodigd zijn.
Insluiten in uw applicaties
Naast het delen van rapporten in Power BI Online is het ook mogelijk om rapporten in te sluiten in uw applicaties. Hierbij kan onderscheid gemaakt worden tussen het delen van rapporten die voor iedereen op het internet beschikbaar zijn, en rapporten die alleen binnen uw bedrijfsapplicaties gezien mogen worden.
Het voor iedereen zichtbaar insluiten is de meest goedkope optie. Alleen de deler van de rapporten heeft een Pro licentie nodig. Let op: De rapporten zijn voor iedereen toegankelijk. Zelfs als ze ingesloten worden op een website met login pagina heb je het risico dat de link gedeeld word, en je rapport dus zichtbaar word. Gebruik deze optie nooit wanneer u de data niet wil delen met derden. Onderstaand een voorbeeld van een door ons ingesloten dashboard.
Wanneer je een beperkte zichtbaarheid nodig hebt kan je een rapport insluiten in Sharepoint, Teams, je eigen website of applicatie door middel van Secure Embed via Power BI Embedded. Om dit te realiseren heb je tenminste één Pro account nodig. Daarnaast dien je de embedded capacity van Power BI te gebruiken. De goedkoopste embedded capacity is EM-SKU. Met deze capacity krijg je 300 renders per uur en kan je de rapporten delen met gebruikers zonder Pro licentie. De kosten voor de EM-SKU bedragen 550 tot 600 euro per maand. Er zijn ook meer uitgebreide embedded capacities beschikbaar, uiteraard tegen hogere kosten. Belangrijk, als je de rapporten op een eigen website of applicatie wil insluiten dien je de applicatie te registreren op Azure AD (dit kan gratis).
Behoefte aan meer informatie?
Wil u meer weten over de implementatie van Power BI in uw organisatie, neem dan contact met ons op. We beantwoorden graag uw vragen over de Power BI of andere data gerelateerde vraagstukken. We kunnen u van dienst zijn gedurende het hele proces van dataverzameling, data analyse, automatisering en datavisualisatie (onder andere in Power BI).
Dit artikel gaat uitsluitend over delen van rapporten in Power BI Online of het insluiten in websites. Vanuit Power BI desktop of Online heeft u alsnog geheel gratis de optie om uw rapport als PDF te exporteren. Deze kunt u vervolgens handmatig naar gebruikers emailen. Het interactieve karakter van het rapport gaat dan wel verloren.
